Financial
Funcional
Chapter
5 - Purchasing
Berikut akan dibahas mengenai konsep dari
procurement. Procurement adalah proses mendapatkan barang-barang dan pelayanan
jasa dari partai eksternal pada harga
yang paling efektif dan mungkin lebih dari satu periode waktu. Konsep ini nyata
mengeluarkan satu periode pembelian yang mungkin dibuat dengan mengabaikan
proses negoisasi dan persetujuan harga.
Berikut
yang termasuk ke dalam proses procurement :
- Mengumpulkan
informasi
- Contact
supplier dan review dari penawaran
- Negoisasi
dan persetujuan harga termasuk periode kebijakan harga
- Pesanan
pembelian – kontrak untuk menyediakan material / pelayanan jasa
- Pemenuhan
- Penerimaan
barang / jasa
- Pembaharuan
sebagai pengaplikasian
Pengaturan Supplier
Mengelola pemasok adalah tugas utama dan kebanyakan
perusahaan yang berukuran sedang melakukan proses ini yang dikelola oleh seseorang
yang membuat perintah pembelian dari mereka yang pertama untuk menghubungi
pemasok. Tugas membuat perintah pembelian ditugaskan kepada seorang pemakai
(user) yang mengkonfigurasikan seorang pembeli di dalam sistem. Pembeli juga
merundingkan harga, jadwal pengiriman, dan menjamin bahwa perusahaan mendapat
persetujuan harga yang paling dapat diterima untuk satu periode pembeian.
Di banyak perusahaan, tanggung-jawab dalam
meng-create pemasok dilimpahkan kepada orang yang berhubungan dengan pemasok
secara detail mengenai pengantaran produk. Biasanya dilakukan pendataan pemasok
dengan mencatat data secara manual, baik dalam bentuk form atau di e-mail dari
pemasok untuk mengumpulkan data secara detail.
Berikut
tampilan display untuk menunjukkan informasi dari pemasok dalam Release 12 :
Di dalam R12 bentuk form pemasok sudah digabungkan
dengan Trading Community Architecture (TCA) untuk ditampilkan ke semua pihak
ketiga dalam perusahaan. Alur supplier TCA, pelanggan, pegawai dan bank, untuk
menyebutkan beberapa entitas.
Form ini mengubah konsep bagaimana pemasok
diciptakan. Mempunyai tab ke samping untuk menampilkan region yang berbeda / area
untuk capture data.
Layar display hanya menunjukkan informasi yang
minimal untuk unit operasi yang dapat di
akses. Tetapi, jika kita klik di tab address
book, semua alamat dari pemasok akan
diperlihatkan. Klik di pengaturan tempat ikon untuk menambahkan alamat dari
unit operasi yang diperlukan.
Kemungkinan duplikat dalam pencatatan sering timbul.
Pemasok ganda baik dengan nama yang sama atau alamat yang sama merupakan
masalah nyata. Untuk mengelola duplikat pemasok yaitu dengan menggabungkan
entitas data dan ketelitian untuk menyelesaikan masalah ini. Pemasok
menggabungkan fungsi yang bisa dipergunakan untuk menggabungkan pemasok, dan
alamat pemasok, termasuk transaksi,
perintah pembelian, faktur, dan pembayaran. Kita bisa menggunakan
standard daftar pemasok untuk memilih pemasok yang sudah dikenali sebagai
spesifikasi pemasok barang-barang / jasa dan juga menyediakan persetujuan
daftar pemasok untuk memudahkan fungsi perencanaan dan bisa mengotomatkan
rencana untuk perintah pembelian.
Mengatur Fungsi Tambahan
untuk Pemasok
Pengaturan dalam memilih pemasok, monitoring
pemasok, termasuk performance dan metric audit dengan supplier dan mengatur
produk.
Pintu gerbang pemasok memudahkan transaksi antara
perusahaan dan pemasoknya. Pintu gerbang menyediakan sarana bagi pembeli untuk
mengelola hubungan dengan persediaan global mereka. Juga membolehkan pemasok
mendapat pemberitahuan segera dan menanggapi peristiwa dalam proses pembelian
dan proses perencanaan.
Oracle
Supplier Portal menyediakan kerangka yang memungkinkan pembeli dan pemasok membicarakan
transaksi utama dalam bisnis yang memungkinkan kemampuan dalam pencarian,
mengamati, belajar, dan memeriksa transaksi perintah pembelian. Pintu gerbang
juga membolehkan mengatur interaksi dengan pemasok dan pembeli, termasuk
functionality yang memungkinkan penerbitan faktur untuk pembayaran.
Persetujuan
Semua transaksi procurement, pengambil-alihan, dan
perintah pembelian memerlukan proses izin manual atau sistematik. Di banyak
kasus perintah pembelian dapat melalui proses persetujuan, tetapi mungkin tidak
sama dengan requisition. Juga bisa mengikuti hirarki yang berbeda untuk mendukung
financial dan persetujuan budget. Selain itu, perintah pembelian disetujui
untuk mengelola transaksi penerimaan.
Oracle
E-Business Suite menyediakan metode ganda untuk mengatur persetujuan yang
sederhana hirarki supervisor, atau hirarki posisi paling dasar. Approvals
Management Engine (AME) membolehkan user mempergunakan mesin untuk meng-create
hirarki dan brach berdasarkan kriteria transaksi.
Requisition
Requisition adalah permintaan dari dalam perusahaan
untuk produk dan servis untuk memperolehnya dari sumber eksternal. Transaksi requisition
juga dikenal sebagai permintaan perintah pembelian atau pengambil-alihan
pembelian (purchase requisition). Requisition mungkin termasuk proses perijinan
untuk mengikuti anggaran dan kontrol keuangan lain. Requisition bukan merupakan
kontrak dengan pemasok untuk mengirimkan barang-barang atau servis.
Ada beberapa aktifitas yang dilakukan oleh
procuremen, diantaranya :
- Direct procurement : Barang dan material utama dari aktifitas manufaktur
- Indirect procurement : Sebagian besar pelayanan jasa, perawatan berkala dan perbaikan.
- Capital Purchases : Terdiri dari mesin, computer yang akan diubah menjadi fixed asset.
Transaksi ini dikelola dengan mengeluarkan purchase
requisition yang diikuti oleh pesanan pembelian, atau hanya perintah pembelian.
Requisition diubah menjadi perintah pembelian dan perintah pembelian adalah menjadi
kontrak dengan pemasok dan diproses untuk penerimaan dan tagihan.
iProcurement
IProcurement adalah web yang relatif lebih mudah
untuk digunakan. Proses transaksi di iProcurement lebih cepat dan lebih mudah
bagi pemakai. Berdasarkan display sreenshoot diperlihatkan data minimum yang masuk
untuk transaksi requisition iProcurement. Requisition bisa di-create di web ini juga.
Penggunaan
minimalistic dalam memasukkan data dimudahkan oleh fungsi default. Default ini
bisa dikonfigurasikan bagi seorang pemakai / barang. Default ini memastikan
transaksi telah lengkap dan akurasi account telah di create. Accounting default
untuk item yang tidak untuk disimpan (non-inventory) dikelola menggunakan
rekening.
Screenshoot diatas merupakan display permintaan
minimum yang dientry oleh user untuk meng-create purchase requisition di dalam
iProcurement. Proses tersebut dapat berpindah sampai perintah pembelian setelah
konversi dari purchase requisition.
Berikut aspek lain yang mudah digunakan dalam iProcurement
adalah kemampuan untuk menggunakan daftar belanja, gudang dan produk campuran.
Purchase Order
Perintah pembelian (PO) adalah dokumen komersial
yang dikeluarkan oleh seorang pembeli kepada seorang penjual (pemasok),
menunjukkan jenis / tipe, jumlah, dan harga yang disetujui untuk produk atau
servis yang akan disediakan oleh pemasok kepada pembeli. Mengirim perintah
pembelian kepada pemasok merupakan perintah resmi untuk membeli produk atau
servis. Penerimaan perintah pembelian oleh pemasok biasanya dalam bentuk form kontrak.
Klik link for download Word File
Klik link for download PDF File
